Po podpisaniu aktu notarialnego strony otrzymują jego wypisy. To właśnie nimi posługują się później przed urzędami, bankami, sądami czy innymi instytucjami. Oryginał aktu pozostaje natomiast w kancelarii notarialnej i nie trafia do stron. Co jednak zrobić, gdy zgubisz swój egzemplarz? Czy możesz otrzymać kolejny wypis aktu notarialnego? I czy każda osoba może zwrócić się do notariusza o wydanie takiego dokumentu? Warto znać odpowiedzi na te pytania, szczególnie gdy akt dotyczy nieruchomości, spadku, darowizny albo innych ważnych spraw majątkowych.
Czym jest wypis aktu notarialnego?
Wypis aktu notarialnego to dokument, który zawiera treść sporządzonego wcześniej aktu. Zgodnie z Prawem o notariacie wypis ma moc prawną oryginału. Możesz więc posługiwać się nim tam, gdzie trzeba przedstawić dokument potwierdzający określoną czynność notarialną. Wypis powinien wiernie odtwarzać treść oryginału. Notariusz zaznacza w nagłówku, że dokument stanowi wypis, a na końcu wskazuje, komu i kiedy go wydał. Następnie podpisuje dokument i opatruje go pieczęcią. Oryginał wygląda inaczej pod względem obiegu. Nie wydaje się go stronom. Pozostaje w miejscu przechowywania dokumentacji notarialnej. To dlatego po podpisaniu aktu otrzymujesz właśnie wypis, a nie oryginał.
Kto może otrzymać wypis aktu notarialnego?
Nie każdy może wejść do kancelarii i poprosić o wypis dowolnego aktu. Przepisy dokładnie określają, komu notariusz może go wydać. Prawo do otrzymania wypisu mają przede wszystkim strony aktu notarialnego. Jeżeli więc kupowałeś mieszkanie, zawierałeś umowę darowizny albo uczestniczyłeś w innej czynności jako strona, możesz otrzymać wypis dokumentu. Wypis może również otrzymać osoba, dla której w samym akcie zastrzeżono takie prawo, a także następca prawny uprawnionej osoby. Tak wynika z art. 110 Prawa o notariacie. Inna osoba może otrzymać dokument w szczególnych sytuacjach. Może to nastąpić za zgodą stron albo na podstawie prawomocnego postanowienia właściwego sądu okręgowego. Ma to swoje uzasadnienie. Akty notarialne często zawierają dane osobowe, informacje o majątku, cenach nieruchomości czy stosunkach rodzinnych. Notariusz nie może więc udostępniać ich osobom, które nie mają do tego podstawy prawnej.
Jak uzyskać kolejny wypis aktu notarialnego?
Jeśli zgubisz dokument, zniszczysz go albo potrzebujesz dodatkowego egzemplarza, nie oznacza to, że trzeba ponownie sporządzać całą czynność notarialną. Najpierw skontaktuj się z kancelarią, w której podpisano akt. Warto podać datę sporządzenia dokumentu, numer repertorium, jeśli go znasz, oraz informacje pozwalające odnaleźć konkretny akt. Notariusz sprawdzi, czy należysz do osób uprawnionych do otrzymania wypisu. Może również poprosić Cię o okazanie dokumentu tożsamości albo dokumentu potwierdzającego następstwo prawne, jeśli występujesz na przykład jako spadkobierca strony aktu. Po weryfikacji kancelaria może przygotować kolejny wypis aktu notarialnego. Nie ma zasady, zgodnie z którą stronę obowiązuje tylko jeden egzemplarz wypisu. Jeżeli masz prawo do jego otrzymania, możesz wystąpić o kolejny dokument wtedy, gdy go potrzebujesz.
Co zrobić, gdy kancelaria notarialna już nie działa?
Czasem dokument został sporządzony wiele lat temu, a notariusz zakończył działalność albo kancelaria już nie istnieje. W takiej sytuacji wypisu nie zawsze szuka się pod dawnym adresem kancelarii. Prawo przewiduje zasady przechowywania aktów notarialnych po zakończeniu działalności kancelarii. W zależności od sytuacji dokumentacja może trafić do archiwum właściwego sądu. Dlatego jeśli nie możesz skontaktować się z dawną kancelarią, warto ustalić, gdzie przechowywany jest konkretny akt. Pomocny może okazać się właściwy sąd rejonowy prowadzący archiwum aktów notarialnych. Sądy wydają wypisy osobom uprawnionym zgodnie z zasadami wynikającymi z Prawa o notariacie. W takiej sytuacji mogą być potrzebne dane pozwalające odnaleźć dokument, na przykład nazwisko notariusza, data czynności oraz numer repertorium.
Czy kopia aktu notarialnego to to samo co wypis?
Zwykła kserokopia dokumentu nie ma takiego samego znaczenia jak wypis sporządzony przez notariusza. Wypis aktu notarialnego ma moc prawną oryginału, ponieważ sporządza go notariusz według wymagań określonych w ustawie. Dlatego jeśli bank, urząd, sąd lub inna instytucja wymaga dokumentu potwierdzającego treść aktu, zwykłe zdjęcie albo kserokopia mogą okazać się niewystarczające. Warto też odróżnić wypis od odpisu czy wyciągu. Te pojęcia mają własne znaczenie prawne i nie zawsze można używać ich zamiennie.
Czy wypis można otrzymać po wielu latach?
Tak, sam fakt, że od podpisania aktu minęło wiele lat, nie oznacza jeszcze, że utraciłeś możliwość otrzymania wypisu. Najważniejsze jest ustalenie, gdzie znajduje się dokument oraz czy masz prawo do jego otrzymania. Jeśli kancelaria nadal przechowuje akt, sprawa zwykle jest prostsza. Jeżeli dokument trafił do archiwum sądowego, należy zwrócić się do właściwej instytucji. Dobrze więc zachować podstawowe informacje o akcie. Numer repertorium i data sporządzenia dokumentu znacznie ułatwiają jego późniejsze odnalezienie.
FAQ – wypis aktu notarialnego
Czy zgubienie wypisu aktu notarialnego oznacza utratę praw wynikających z umowy?
Nie. Zgubienie papierowego wypisu nie powoduje automatycznie utraty praw wynikających z aktu. Dokument możesz ponownie uzyskać, jeżeli należysz do osób uprawnionych.
Czy mogę otrzymać drugi wypis aktu notarialnego?
Tak. Jeżeli jesteś stroną aktu albo inną osobą uprawnioną zgodnie z przepisami, możesz wystąpić o kolejny wypis.
Czy członek rodziny może odebrać mój wypis?
Samo pokrewieństwo nie daje automatycznie prawa do otrzymania wypisu. Notariusz musi sprawdzić, czy dana osoba ma odpowiednie uprawnienie, na przykład wynikające z aktu, pełnomocnictwa albo następstwa prawnego.
Czy spadkobierca może otrzymać wypis aktu notarialnego zmarłej osoby?
Może to być możliwe, ponieważ przepisy przewidują wydawanie wypisów następcom prawnym stron aktu. Spadkobierca powinien jednak wykazać swoje uprawnienie odpowiednimi dokumentami.
Czy notariusz wydaje oryginał aktu notarialnego?
Nie. Oryginały aktów notarialnych pozostają w miejscu ich przechowywania i nie wydaje się ich stronom. Strona otrzymuje wypis dokumentu.
Czy wypis aktu notarialnego ma taką samą moc jak oryginał?
Tak. Art. 109 Prawa o notariacie wprost stanowi, że wypis ma moc prawną oryginału.
