Akt notarialny dotyczy często spraw o dużym znaczeniu. Sprzedaży mieszkania, darowizny, ustanowienia służebności, podziału majątku czy umowy dotyczącej spółki. Nic więc dziwnego, że znalezienie błędu w takim dokumencie może wywołać niepokój. Literówka w nazwisku, nieprawidłowa cyfra, omyłka w obliczeniach – czy w takiej sytuacji trzeba sporządzać cały akt od początku? Zwykle nie. Prawo pozwala notariuszowi sprostować określone błędy w akcie notarialnym. Nie każdą pomyłkę można jednak poprawić w ten sam sposób. Wiele zależy od tego, czego dotyczy błąd i czy jego poprawienie zmieniłoby treść oświadczeń złożonych przez strony.
Czy można poprawić błąd w akcie notarialnym?
Prawo o notariacie przewiduje możliwość sprostowania aktu notarialnego. Zgodnie z art. 80 § 4 ustawy notariusz może sprostować protokołem niedokładności, błędy pisarskie, błędy rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki. Jeżeli w dokumencie pojawiła się drobna, jednoznaczna pomyłka i wiadomo, jaka powinna być prawidłowa treść, notariusz może sporządzić protokół sprostowania aktu notarialnego. Nie chodzi przy tym o ponowne zawarcie umowy. Notariusz usuwa omyłkę, która pojawiła się w dokumencie. Sprostowanie nie może natomiast służyć do swobodnego zmieniania wcześniejszych ustaleń. Sądy wskazują, że w tym trybie nie można zmienić treści oświadczeń woli stron ani ukształtowanego między nimi stosunku prawnego.
Jakie błędy w akcie notarialnym można sprostować?
Najprostszy przykład to literówka. Czasem w nazwisku pojawi się zbędna litera, w adresie dojdzie do omyłki pisarskiej albo w dokumencie znajdzie się nieprawidłowy wynik prostego działania matematycznego. Sprostowanie może dotyczyć błędów pisarskich, rachunkowych, niedokładności oraz innych oczywistych omyłek. Ważne, aby poprawka nie prowadziła do stworzenia nowej treści umowy. Granica nie zawsze jest oczywista. Pomyłka w oznaczeniu osoby może mieć charakter zwykłej niedokładności, jeśli z całego dokumentu jasno wynika, o kogo chodzi. Nie można jednak pod pretekstem sprostowania zastąpić jednej strony umowy zupełnie inną osobą. Podobnie wygląda sytuacja z nieruchomością. Drobna oczywista omyłka w zapisie może podlegać sprostowaniu, ale zmiana przedmiotu transakcji na inną nieruchomość oznacza już coś zupełnie innego. Protokół sprostowania nie służy do zmiany tego, na co strony się umówiły. Takie rozróżnienie potwierdza także orzecznictwo.
Kiedy samo sprostowanie aktu nie wystarczy?
Wyobraź sobie, że po podpisaniu umowy sprzedaży strony dochodzą do wniosku, że chcą zmienić termin zapłaty, sposób rozliczenia albo inne istotne postanowienie. Nie jest to błąd pisarski. Strony po prostu chcą zmienić swoją wcześniejszą umowę. W takiej sytuacji protokół sprostowania nie będzie odpowiednim rozwiązaniem. Jeśli zmiana dotyczy treści oświadczeń stron, może być potrzebna kolejna czynność notarialna zmieniająca wcześniejszą umowę. Jej forma zależy od rodzaju czynności i przepisów, które mają do niej zastosowanie. Jeszcze inaczej należy podejść do sytuacji, w której strony spierają się o to, jaka miała być treść umowy albo jakie skutki wywołuje podpisany dokument. Notariusz nie może sam rozstrzygnąć takiego sporu poprzez „poprawienie” aktu. Zakres dopuszczalnego sprostowania kończy się tam, gdzie poprawka zaczyna zmieniać rzeczywistą treść czynności prawnej.
Jak wygląda sprostowanie aktu notarialnego?
Jeśli zauważysz błąd, najlepiej skontaktuj się z kancelarią, w której sporządzono dokument. Podaj numer repertorium, datę aktu oraz wskaż fragment, który budzi Twoje wątpliwości. Notariusz sprawdzi oryginał aktu i oceni charakter pomyłki. To ważne, ponieważ trzeba najpierw ustalić, czy błąd znajduje się w samym akcie, czy na przykład wyłącznie w wydanym wypisie. Sąd Najwyższy wskazał, że sprostowanie aktu wymaga wglądu do jego oryginału. Sam wypis nie wystarcza do stwierdzenia, że błąd znajduje się właśnie w oryginalnym dokumencie. Co do zasady najprościej zwrócić się więc do notariusza, który sporządził dany akt i przechowuje jego oryginał. Jeżeli pomyłka mieści się w zakresie przewidzianym przez art. 80 § 4 Prawa o notariacie, notariusz może sporządzić protokół, w którym wskaże prawidłową treść. Nie warto poprawiać dokumentu samodzielnie, dopisywać danych na wypisie ani przekreślać błędnego fragmentu. Akt notarialny jest dokumentem urzędowym, a jego sprostowanie powinno odbywać się w przewidzianej prawem formie.
Czy błąd w akcie notarialnym oznacza, że akt jest nieważny?
Sama literówka czy inna oczywista omyłka nie oznacza automatycznie, że cała czynność traci ważność. Trzeba odróżnić błąd w treści dokumentu od problemu dotyczącego samej czynności prawnej. To dwie różne sprawy. Drobne uchybienie redakcyjne może wymagać jedynie sprostowania. Znacznie poważniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy problem dotyczy oświadczeń stron, przedmiotu umowy albo innych elementów wpływających na skuteczność czynności. Dlatego nie warto samodzielnie przesądzać, że pomyłka jest błaha albo przeciwnie – że przekreśla cały akt. Najpierw pokaż dokument notariuszowi.
FAQ – sprostowanie błędu w akcie notarialnym
Czy literówkę w akcie notarialnym można poprawić?
Tak, jeżeli ma charakter oczywistego błędu pisarskiego. Notariusz może sprostować taką omyłkę protokołem, o ile poprawienie jej nie zmienia treści oświadczeń stron.
Czy trzeba ponownie podpisywać cały akt notarialny?
Przy zwykłej oczywistej omyłce zazwyczaj nie ma potrzeby sporządzania całej czynności od początku. Notariusz może zastosować tryb sprostowania przewidziany w art. 80 § 4 Prawa o notariacie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy strony chcą zmienić treść zawartej umowy.
Czy można zmienić cenę sprzedaży przez sprostowanie aktu?
Jeżeli strony chcą po zawarciu umowy zmienić ustaloną cenę, nie jest to zwykłe sprostowanie omyłki. Taka zmiana ingeruje w treść ich oświadczeń. Inaczej może wyglądać przypadek oczywistego błędu rachunkowego, dlatego każdą sytuację trzeba ocenić osobno.
Co zrobić, gdy znajdę błąd w wypisie aktu notarialnego?
Skontaktuj się z kancelarią i pokaż dokument. Notariusz powinien ustalić, czy błąd znajduje się również w oryginale aktu. Sam fakt, że pomyłka występuje na wypisie, nie przesądza jeszcze, że trzeba sprostować oryginalny akt.
Czy po kilku latach można zgłosić błąd w akcie?
Jeżeli po czasie zauważysz nieścisłość, warto skontaktować się z kancelarią lub notariuszem przechowującym dokumentację. Sam upływ czasu nie powinien skłaniać Cię do pozostawienia oczywistego błędu bez sprawdzenia. Notariusz oceni, czy w danej sytuacji istnieją podstawy do sporządzenia protokołu sprostowania
